Définir la période de versement
Identifiez le lot de paiement et ses dates de début et de fin, puis exportez les opérations, dont les remboursements et les retenues. Rattachez-les à le registre des cartes émises et consommées sans mélanger deux lots voisins.
Rejouer le décompte de paiement
Exemple en flux monétaires bruts, distincts du chiffre d’affaires HT. Un lot de 10 500 € d’encaissements, diminué de 210 € de remboursements, de 600 € de frais et de 420 € temporairement retenus, doit produire un virement de 9 270 €. Une réserve ultérieurement restituée se suit à part des frais définitifs.
Traiter une différence
Comparez la référence du virement au relevé bancaire avant de rechercher les commandes hors période, les litiges et les écarts de change. Suivre le solde non utilisé et documenter les conditions de la carte pour qualifier son traitement. Conservez une liste d’écarts expliqués plutôt qu’une écriture globale destinée à équilibrer le total.