Définir la période de versement
Identifiez le lot de paiement et ses dates de début et de fin, puis exportez les opérations, dont les remboursements et les retenues. Rattachez-les à la grille de transport standard et express du fournisseur sans mélanger deux lots voisins.
Rejouer le décompte de paiement
Exemple en flux monétaires bruts, distincts du chiffre d’affaires HT. Un lot de 9 200 € d’encaissements, diminué de 138 € de remboursements, de 600 € de frais et de 368 € temporairement retenus, doit produire un virement de 8 094 €. Une réserve ultérieurement restituée se suit à part des frais définitifs.
Traiter une différence
Comparez la référence du virement au relevé bancaire avant de rechercher les commandes hors période, les litiges et les écarts de change. Comparer le délai promis et le délai constaté pour chaque mode d’expédition, y compris les jours de préparation. Conservez une liste d’écarts expliqués plutôt qu’une écriture globale destinée à équilibrer le total.