Définir la période de versement
Identifiez le lot de paiement et ses dates de début et de fin, puis exportez les opérations, dont les remboursements et les retenues. Rattachez-les à le manifeste de transport et la répartition des colis sans mélanger deux lots voisins.
Rejouer le décompte de paiement
Exemple en flux monétaires bruts, distincts du chiffre d’affaires HT. Un lot de 11 730 € d’encaissements, diminué de 306 € de remboursements, de 690 € de frais et de 470 € temporairement retenus, doit produire un virement de 10 264 €. Une réserve ultérieurement restituée se suit à part des frais définitifs.
Traiter une différence
Comparez la référence du virement au relevé bancaire avant de rechercher les commandes hors période, les litiges et les écarts de change. Choisir une clé de ventilation cohérente avec le mode de facturation du transporteur et la documenter. Conservez une liste d’écarts expliqués plutôt qu’une écriture globale destinée à équilibrer le total.