Définir la période de versement
Identifiez le lot de paiement et ses dates de début et de fin, puis exportez les opérations, dont les remboursements et les retenues. Rattachez-les à le dossier client et les preuves de transport sans mélanger deux lots voisins.
Rejouer le décompte de paiement
Exemple en flux monétaires bruts, distincts du chiffre d’affaires HT. Un lot de 14 700 € d’encaissements, diminué de 630 € de remboursements, de 700 € de frais et de 588 € temporairement retenus, doit produire un virement de 12 782 €. Une réserve ultérieurement restituée se suit à part des frais définitifs.
Traiter une différence
Comparez la référence du virement au relevé bancaire avant de rechercher les commandes hors période, les litiges et les écarts de change. Conserver les données d’identification du client et le dossier de transport avant d’appliquer le traitement prévu. Conservez une liste d’écarts expliqués plutôt qu’une écriture globale destinée à équilibrer le total.