Définir la période de versement
Identifiez le lot de paiement et ses dates de début et de fin, puis exportez les opérations, dont les remboursements et les retenues. Rattachez-les à la facture du transporteur détaillée sans mélanger deux lots voisins.
Rejouer le décompte de paiement
Exemple en flux monétaires bruts, distincts du chiffre d’affaires HT. Un lot de 12 325 € d’encaissements, diminué de 435 € de remboursements, de 680 € de frais et de 493 € temporairement retenus, doit produire un virement de 10 717 €. Une réserve ultérieurement restituée se suit à part des frais définitifs.
Traiter une différence
Comparez la référence du virement au relevé bancaire avant de rechercher les commandes hors période, les litiges et les écarts de change. Ventiler les lignes de la facture et rapprocher les montants du document douanier avant des classer. Conservez une liste d’écarts expliqués plutôt qu’une écriture globale destinée à équilibrer le total.